일본어 업무 메일은 순서가 거의 정해져 있어요.
| 순서 | 내용 | 예 |
|---|---|---|
| 1 | 받는 사람 | 株式会社〇〇 営業部 田中様 |
| 2 | 첫인사 | いつもお世話になっております。 |
| 3 | 자기소개 | 〇〇株式会社のキムでございます。 |
| 4 | 용건 | 〇〇の件でご連絡いたしました。 |
| 5 | 맺음 | 何卒よろしくお願いいたします。 |
| 6 | 서명 | 회사·부서·이름·연락처 |
받는 사람 이름 뒤에는 様(사마)를 붙여요. 부서 전체에 보낼 때는 御中(온츄)를 쓰고, 様와 같이 쓰지 않아요.
첫인사: お世話になっております는 언제 쓸까
お世話になっております(오세와니 낫테 오리마스, 늘 신세 지고 있습니다)는 이미 거래가 있는 상대에게 쓰는 첫인사예요. 처음 연락하는 상대에게는 어색해서 이렇게 시작해요.
| 상황 | 첫 문장 |
|---|---|
| 처음 연락 | 初めてご連絡いたします。 (처음으로 연락드립니다.) |
| 소개를 받아 연락 | 〇〇様よりご紹介いただきました、キムと申します。 |
| 이미 아는 상대 | いつもお世話になっております。 |
| 회신 | ご連絡いただきありがとうございます。 |
첫 메일에서는 자기소개를 용건보다 앞에 두세요. "누가 무슨 일로"를 첫 세 줄 안에 알 수 있어야 해요.
첨부를 알릴 때
매일11시 일본어 비즈니스 코스 레슨에는 첨부 안내 문장이 여러 형태로 나와요.
お見積書をファイルで添付いたしました。
오미츠모리쇼오 파이루데 템푸이타시마시타
견적서를 파일로 첨부했습니다.
発注書をメールに添付しましたので、ご確認ください。
핫츄우쇼오 메에루니 템푸시마시타노데, 고카쿠닝쿠다사이
발주서를 메일에 첨부했으니 확인해 주세요.
添付(템푸)는 "첨부"예요. 더 정중하게는 ご査収ください(고사슈우쿠다사이, 확인하고 받아 주십시오)를 써요.
첨부를 빠뜨렸을 때도 레슨 문장 그대로 쓰면 돼요.
メールに添付ファイルをうっかり送り忘れてしまったので、もう一度送らなければなりませんね。
메에루니 템푸파이루오 웃카리 오쿠리와스레테시맛타노데, 모오이치도 오쿠라나케레바 나리마셍네
이메일에 첨부 파일을 깜빡하고 보내지 않아서, 다시 보내야겠네요.
실제 메일에서는 先ほどのメールに添付漏れがございました。(방금 메일에 첨부가 빠져 있었습니다.)라고 짧게 사과하고 다시 보내요.
받았다고 알릴 때
お送りいただいた資料も、確かに拝受いたしました。
오오쿠리이타다이타 시료오모, 타시카니 하이쥬이타시마시타
보내 주신 자료도 잘 받았습니다.
拝受(하이쥬)는 "삼가 받다"라는 겸양어예요. 조금 가볍게는 受け取りました(우케토리마시타)라고 해요.
부탁과 확인
| 표현 | 뜻 |
|---|---|
| ご確認いただけますでしょうか。 | 확인해 주실 수 있을까요? |
| ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 | 검토 부탁드립니다. |
| 〇日までにご返信いただけますと幸いです。 | 〇일까지 답장 주시면 감사하겠습니다. |
| お手数をおかけしますが | 번거로우시겠지만 |
幸いです(사이와이데스)는 "~해 주시면 다행이겠습니다"라는 부드러운 부탁이에요. 명령처럼 들리지 않게 마감일을 알릴 때 잘 어울려요.
늦었을 때, 사과할 때
もっと早く申し上げるべきだったのに、こんなに遅れてしまった点、何卒ご容赦ください。
못토 하야쿠 모오시아게루 베키 닷타노니, 콘나니 오쿠레테 시맛타 텐, 나니토조 고요오샤 쿠다사이
진작 말씀드렸어야 했는데, 이렇게 늦어진 점 너그러이 양해해 주세요.
짧게는 ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。(연락이 늦어져 죄송합니다.)으로 시작해요.
맺음 인사
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
콩고토모, 나니토조 요로시쿠 오네가이 모오시아게마스
앞으로도 아무쪼록 잘 부탁드립니다.
일반 메일은 よろしくお願いいたします로 충분하고, 첫 거래나 중요한 부탁에서는 위 문장처럼 何卒와 申し上げます로 한 단계 높여요.
제목(件名)은 【ご確認】〇月〇日打ち合わせ資料の送付(【확인 요청】〇월〇일 회의 자료 송부)처럼 괄호로 용건 종류를 먼저 보여 주는 경우가 많아요.
더 격식 있는 편지 형식(拝啓·敬具, 계절 인사)은 일본어 공식 편지와 연하장 글에 따로 있어요.
添付いたしました, 拝受いたしました 같은 문장은 매일11시 일본어를 주문할 때 주제별 코스에서 비즈니스를 고르면 레슨으로 받을 수 있어요.
